2.2.1. Algemene beleidsontwikkelingen bedrijfsvoering
Inleiding
Voor u ligt de paragraaf bedrijfsvoering. Programma 7 Samenwerken aan Zaanstad beschrijft de uitdagingen waar de organisatie voor staat, en haar rol in het samenspel met college en raad. Bedrijfsvoering voert verkennende gesprekken met zowel Concerndirectie als de afdelingen over aanpassingen in het dienstverleningsconcept om daarmee optimaal de gekozen inrichting te kunnen ondersteunen. Verder zoomt deze paragraaf in op een aantal ontwikkelingen binnen onze bedrijfsvoering. De voorbeeldfunctie in sociaal werkgever- en ondernemerschap staat prominent op onze agenda. In het tweede onderdeel van deze paragraaf ‘Onze mensen en middelen’ leest u meer over het capaciteitsbudget (salaris- en inhuurkosten), cao gemeenten en pensioenakkoord.
Voortgang
Informatiebeveiliging en privacy
Uit de jaarrapportage privacy 2023 blijkt dat er een stijging in het volwassenheidsniveau zit. Echter, er worden ook belangrijke verbeterpunten gesignaleerd in de naleving van de AVG en Wet politiegegevens, zoals de correcte omgang met privacy- en beveiligingsrisico’s en het adequaat sturen op de doelen van het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid. Daartoe heeft het college plannen opgesteld, welke zij in 2024 uitvoert.
Met betrekking tot informatiebeveiliging hebben we de zaken voldoende op orde. Wel zijn er nog aandachtspunten zoals bewustwording en bedrijfscontinuïteitsplannen. Hiervoor maken we in 2024 plannen zodat op deze twee punten ook verdere stappen gezet kunnen worden. De jaarrapportages worden bij de Jaarrekening aangeboden.
Rechtmatigheidsverantwoording
Na het eerste jaar van de financiële rechtmatigheidsverantwoording is het voor 2024 belangrijk om de uitvoering van de kwaliteitstoetsen verder te verbeteren. Dit betreft de opzet van de toets maar ook de kennis, kunde en beschikbare tijd van de toetsers.
Integriteitsbeleid
De code voor politieke ambtsdragers wordt in 2024/2025 vernieuwd en besproken met de raad en college.
In Zaanstad is de meldingsbereidheid hoog, belangrijk om te blijven werken aan een lage drempel om intern te melden, dat we signalen opvangen en mensen het idee hebben dat ze in hun eigen organisatie terecht kunnen. Uit het onderzoek naar diversiteit en inclusie bleek dat een groot aantal mensen dit nog niet doet. Het uitbreiden en diverser maken van de pool vertrouwenspersonen is een element dat door herkenbaarheid en laagdrempeligheid kan bijdragen.
In 2024/2025 gaan we aan de slag met sociale veiligheid. Dit krijgt vorm in zowel het leiderschapsprogramma als met ondersteuning voor de collega’s. Integriteit in alle onderdelen van de organisatie zichtbaar maken, zodat het een onderdeel wordt van het dagelijks handelen.”
In 2024 wordt de meldregeling en het onderzoeksprotocol opnieuw tegen het licht gehouden en vastgesteld. En vanaf 2025 wordt het meld en onderzoeksprotocol jaarlijks opnieuw vastgesteld.
De gedragscode voor ambtenaren wordt geactualiseerd en de ambtseed vernieuwd, waarbij er meer nadruk komt op werken in het algemeen belang voor onze samenleving
Met de weerbaarheidsscan die voor de gemeente Zaanstad is uitgevoerd en waarbij het voorkomen van criminele inmenging van buiten af een belangrijk onderdeel is wordt de komende jaren intensiever op bewustwording ingezet. Een van de onderdelen is het maken van risico-analyses en het kijken naar kwetsbaarheden in processen en hoe je dat kunt beheersen. Belangrijk element is hierbij de rol van de leidinggevende en de bekendheid en bewustwording van die kwetsbaarheden.
Duurzaam en circulair inkopen
In de eerste helft van 2024 leveren we het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) op. Daarin zijn de kansrijke Europese aanbestedingen voor de komende jaren gekoppeld aan bijpassende doelstellingen en ambitieniveaus. Vervolgens maken we per afdeling een routekaart met te nemen maatregelen/acties om hier verder invulling aan te geven. Over de resultaten en opgedane ervaringen zullen we jaarlijks rapporteren.
Daarnaast doen we in 2024 ervaring op met verschillende dashboards om de impact te meten van onze uitstoot en grondstoffenbesparing bij herinrichtingsprojecten.
Goed werkgeverschap
Het is een uitdaging om de ambitie van Zaanstad te realiseren de komende jaren door diverse ontwikkelingen zoals o.a. krapte op de arbeidsmarkt, technologie en pensioneringen. We zetten het instrument strategische personeelsontwikkeling in om scherp in beeld te hebben wat dit vraagt van de gemeente Zaanstad en welke doelen en prioriteiten we daarvoor als organisatie de komende jaren moeten stellen. Zodat we hierop kunnen anticiperen en er ruimte is om daar met de verschillende teams naartoe te ontwikkelen.
Daarnaast willen we ons als organisatie stevig op de arbeidsmarkt positioneren als aantrekkelijke en inclusieve werkgever. Een nieuwe arbeidsmarktcampagne die vanaf het tweede kwartaal 2024 wordt uitgerold gaat ons hierbij helpen.
Daarbij is essentieel om nieuwe en huidige medewerkers aan ons te binden. De basis daarvoor is zorgen voor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder bijv. ons onderzoek naar het aanbieden van reiskostenvergoeding, die in ieder geval aansluiten bij vergelijkbare gemeenten én het zo goed mogelijk faciliteren van Zaans werken.
Eind 2024 gaan we het vernieuwde onboardingsprogramma evalueren en waar nodig verder verbeteren.
In het kader van goed en aantrekkelijk werkgever zijn, is het belangrijk dat medewerkers en hun leidinggevende goed in gesprek zijn en blijven. Niet alleen over hoe je in je vel zit, maar ook over toekomstwensen en ontwikkelbehoefte. Daarom wordt het ‘Goede gesprek’ doorontwikkeld. Ook willen we meer inzetten op mogelijkheden van loopbaancoaching.
Vitale medewerkers
In 2023 is er een nieuwe aanpak op verzuim vastgesteld in samenwerking met het hoger management. De komende maanden wordt de nieuwe aanpak volledig geïmplementeerd. Middels de Plan Do Check Act cyclus gaan afdelingen en clusters gericht aan de slag met interventies ter voorkoming van verzuim op basis van een grondige analyse. Het blijft belangrijk om aandacht te hebben voor vitaliteit gezien de verzuimcijfers. Het doel is verzuim terugdringen en aan de slag te gaan met vitaliteit. Momenteel zijn er al een aantal stappen ondernomen om een vitaliteitsbeleid te ontwikkelen wat naar verwachting voor het eind van 2024 gerealiseerd zal zijn. Net als in 2023 hebben we in 2024 weer vitaliteitsweken. De eerste heeft in februari plaatsgevonden en rond september/oktober zal er een tweede vitaliteitsweek plaatsvinden.
Opleiding en ontwikkeling
Vanaf het tweede kwartaal 2024 gaan we verder met het ontwikkelen en uitrollen van een leiderschapsprogramma voor leidinggevenden van Zaanstad en een uitgebreider opleidingsaanbod voor alle medewerkers. Met dit programma werken we aan gedrag dat passend is bij de 4 kernwaarden en de 3 leiderschapsprincipes zodat we de ingeslagen koers van opgavegericht en gebiedsgericht werken kunnen realiseren.
De leerprogramma’s kunnen we vanaf begin 2024 registreren en bijhouden in het nieuwe leer management systeem (LMS) dat eind april wordt uitgerold. In dit LMS is ook een actueel online leeraanbod beschikbaar voor al onze medewerkers gericht op zowel ontwikkeling van vakinhoud als competenties. Daarnaast zetten we ook in 2024 weer een mooi opleidingsprogramma op voor en door collega’s tijdens de zomer in de Summerschool.
Arbeidsomstandigheden
Zaanstad vindt het belangrijk dat medewerkers veilig en gezond kunnen werken. In 2024 zijn we met veel punten aan de slag die uit verschillende Risico Inventarisaties & Evaluaties* komen die zijn gehouden in 2023. Ook gaan we verdiepend onderzoek doen naar fysieke belasting bij team Afval & reiniging en geluid- & lichaamstrillingen bij verschillende werkzaamheden in de openbare ruimte. Daarnaast gaan we de handleiding ‘Ongewenst Gedrag en Agressie door Derden’ implementeren en zullen wij agressie- en weerbaarheidstrainingen organiseren die specifiek aansluiten op verschillende type werkzaamheden. Ook updaten we in 2024 het ARBO Beleidsplan.
* Vanuit de Arbowet dient er een actuele, én door een externe partij getoetste, risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) aanwezig te zijn voor werklocaties.
Betrokken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
We voeren gesprekken met specialistische bureaus voor het inhuren van mensen uit het doelgroepenregister, waarbij we administratief ontlast worden. En we gaan over naar inclusieve werving en selectie, wat de instroom van mensen met een arbeidsbeperking gaat helpen.
Inhuur
Vast werk laten we zoveel als mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt, of waar tijd en geld beschikbaar is voor projecten (subsidies) kan er (tijdelijk) worden ingehuurd. In 2024 verstevigen we onze richtlijn inhuren en willen we strakker sturen op inhuur. Ook onderzoeken we de mogelijkheden om onze inhuurdesk over te brengen naar een managed service provider (externe partij) die de administratie en rechtmatigheidsrisico’s van inhuur uit handen neemt.
Diversiteit en inclusie
P&O is getraind in inclusieve werving en selectie (competenties en gestructureerd interviewen) en er ligt een implementatieplan klaar. Met een inclusieve werving en selectie verankeren we D&I in het HR beleid. De arbeidsmarktcommunicatie is aangepast op inclusief taal- en beeldgebruik en meegenomen in de propositie van de Employer Branding campagne. Er stromen meer collega’s (waaronder ook leidinggevenden) in met diverse achtergronden.
In de Vitaliteitsweek zijn programma onderdelen toegevoegd over mentale weerbaarheid en neurodiversiteit. Dat heeft geleid tot een nieuwe groep medewerkers die zich organiseren rondom dit thema. Ook uit het onderzoek Inclusie in de gemeentelijke organisatie blijkt dat dit neurodiversiteit een thema is dat aandacht behoeft.
Maandelijks krijgen alle nieuwe medewerkers een korte kennismaking plus een verdiepende workshop #Zaanstadinclusief aangeboden. Nieuwe leidinggevenden krijgen een training Inclusief leiderschap. Op de dag tegen discriminatie maart zijn twee activiteiten georganiseerd: de Kletspod en de Verhalenvertellers. Met deze nieuwe interventies gaan we in gesprek met elkaar over ‘normaal’ gedrag en ervaringen van minderheden.
Het Onderzoek Inclusie in de gemeentelijke organisatie is gedeeld met de organisatie en de Raad. Samen met de coördinator Integriteit ontwikkelen we een campagne en interventies om inclusief gedrag aan te leren (zie integriteit). We gaan met leidinggevenden in gesprek over het onderzoek en bieden ondersteuning aan dit met hun teams te bespreken. Intussen zijn er profielen opgesteld voor de ambassadeurs (nu 95) die we in een persoonlijk gesprek committeren aan het programma.
Vormgeven Zaans werken
In 2024 hebben we twee activiteit gerichte werkhuizen ingericht waarvan we het werken er in gaan evalueren. Op basis van de uitkomsten gaan we een inrichtingsplan opstellen. Er wordt aanbesteding gedaan voor de thuiswerkplekken van de medewerkers.